Avis de confidentialité pour le Portail des Jeux du COC

Veuillez lire attentivement cet avis de confidentialité pour le Portail des Jeux du COC (l’« avis de confidentialité ») et vous assurer que vous l'avez bien compris avant de divulguer tout renseignement personnel sur le Portail des Jeux du COC. Si vous êtes un mineur et que vous n’avez pas la capacité de consentir, votre parent ou tuteur légal doit lire cet avis de confidentialité et fournir un consentement en votre nom.

Cet avis de confidentialité décrit comment le Comité olympique canadien et la Fondation olympique canadienne (collectivement, le « COC ») recueille, utilise et partage les renseignements personnels de personnes qui ont été identifiées comme participants potentiels à des Jeux multisports relevant de la compétence du COC, ce qui comprend les Jeux olympiques, les Jeux olympiques de la jeunesse, les Jeux panaméricains, les Jeux panaméricains juniors et les Jeux de plage de l'ACNO (collectivement, les « Jeux »).

Il est important que vous fournissiez des renseignements complets, exacts et à jour à votre sujet, faute de quoi votre participation aux prochains Jeux pourrait en être affectée négativement. Il est de votre responsabilité de mettre à jour les renseignements fournis dans le Portail des Jeux s’ils ne sont plus exacts ou valides.

En partageant vos renseignements personnels avec le COC via le Portail des Jeux du COC, vous (en votre nom/au nom de votre enfant, le cas échéant) consentez au recueil, à l'utilisation et au partage de vos renseignements personnels par le COC de la façon décrite dans cet avis de confidentialité.

Pourquoi avons-nous besoin de recueillir vos renseignements personnels, comment les utiliserons-nous et à qui les communiquerons-nous?

Dans le cadre de la préparation de la prochaine édition des Jeux applicables, le COC a besoin de recueillir et de traiter certains renseignements personnels vous concernant, en tant que participant potentiel aux Jeux afin de faciliter votre participation aux Jeux et, en particulier, pour aider le comité d’organisation des Jeux (le « comité d’organisation des Jeux ») et l'organe directeur des Jeux (l’« organe directeur des Jeux ») à organiser les Jeux.

Vos renseignements personnels sont essentiels pour faciliter votre participation potentielle aux Jeux, en particulier pour permettre votre inscription et votre accréditation auprès du comité d’organisation des Jeux et de l'organe directeur des Jeux.

Quelles informations personnelles collectons nous et pour quelles fins?

Type de renseignement personnel

Finalité du recueil et de l’utilisation de vos renseignements personnels par le COC

Organismes avec lesquels vos renseignements personnels peuvent être partagés

· nom et nom d’usage;

· date de naissance;

· photo d'accréditation;

· genre et pronoms;

· renseignements relatifs au passeport (numéro de passeport, image du passeport, autorité de délivrance, pays, lieu de naissance, date de délivrance, date d'expiration) et autres numéros d'identification personnelle;

· visa et autres informations de voyage;

· adresse courriel personnelle;

· informations sur les médias sociaux ; et/ou

· adresse et coordonnées;

Permettre votre participation aux Jeux, notamment en permettant : (i) votre inscription aux Jeux; (ii) votre accréditation pour les Jeux et la délivrance de votre visa pour le pays hôte des Jeux si vous en avez besoin; (iii) la gestion des compétitions sportives et des autres activités et événements organisés dans le cadre des Jeux; (iv) votre voyage aller-retour et votre séjour dans le pays hôte des Jeux.

-Comité d’organisation des Jeux et ses affiliés;

-Organe directeur des Jeux et ses affiliés.

-Représentants de votre organisme national de sport (ONS).

*L'utilisation de vos renseignements personnels par le comité d’organisation des Jeux et l'organe directeur des Jeux est assujettie aux conditions énoncées dans l'accord applicable entre vous et le Comité d’organisation des Jeux.

· nom et nom d’usage;

· adresse courriel personnelle;

· date de naissance;

· genre;

· adresse personnelle;

· nationalité;

· renseignements sur le passeport (numéro de passeport, image du passeport, autorité de délivrance, pays, lieu de naissance, date de délivrance, date d'expiration) et autres numéros d'identification personnelle;

· visa et autres informations de voyage;

Assurer la sécurité des participants aux Jeux, notamment en permettant au COC et à ses fournisseurs de vérification des antécédents ainsi qu’au comité d’organisation des Jeux et à ses administrations légalement autorisées de vérifier les antécédents des participants aux Jeux.

-Fournisseurs de services de sécurité et de vérification des antécédents du COC;

-Comité d’organisation des Jeux et ses affiliés*;

-Organisme directeur des Jeux et ses affiliés*;

*L'utilisation de vos renseignements personnels par le comité d’organisation des Jeux et l'organe directeur des Jeux est soumise aux conditions énoncées dans l'accord applicable entre vous et le comité d’organisation des Jeux.

● nom complet et nom d’usage

● date de naissance;

● genre et pronoms;

● numéro de téléphone portable et autres numéros de téléphone;

● adresse personnelle; ou

● adresse courriel personnelle;

Pour nous adresser à vous dans les communications et pour vous informer des activités du Mouvement olympique, y compris après les Jeux. En particulier, vos renseignements personnels peuvent être utilisés par la Commission des athlètes du COC pour vous garder informer sur le travail de la Commission des athlètes, pour recueillir votre avis sur certains enjeux affectant la communauté des athlètes et pour d’autres fins alignées avec la mission de la Commission des athlètes.

-Fournisseurs de services du COC;

-Partenaires du COC (y compris les partenaires gouvernementaux, les partenaires communautaires et les partenaires sportifs) pour des fins non-commerciales (ex : pour vous partager des invitations à participer à certains événements/activités, partager des lettres de félicitations et pour vous fournir certains avantages et bénéfices offerts aux participants aux Jeux par des partenaires du COC).

-Représentants de votre organisme national de sport (ONS).

● nom complet et nom d'usage;

● date de naissance;

● genre et pronoms;

● langue(s) préférée(s);

● adresse personnelle;

● adresse courriel personnelle;

● numéro de téléphone portable et autres numéros de téléphone;

● nationalité

● renseignements relatifs au passeport (numéro de passeport, image du passeport, autorité de délivrance, pays, lieu de naissance, date de délivrance, date d'expiration) et autres numéros d'identification personnelle;

● visa et autres informations de voyage;

● handicap(s);

● numéro Aéroplan;

● préférence pour les sièges d'avion;

● restrictions alimentaires; ou

● d'autres renseignements personnels vous concernant.

Pour faciliter votre participation aux Jeux, en particulier pour prendre les dispositions nécessaires aux aspects suivants :

-voyagement;
-hébergement;
-solutions mobiles;
-solutions prépayées;
-dispositions pour les repas;
-plans de préparation et d'intervention en cas d'urgence;

-Fournisseurs de services du COC (c’est-à-dire les agences de voyage, compagnies aériennes, fournisseurs d'hébergement, fournisseurs de transport terrestre, traiteurs, etc.;)

-Représentants de votre organisme national de sport (ONS).

-Comité d’organisation des Jeux et ses affiliés*;

-Organe directeur des Jeux et ses affiliés*;

-Responsables et fonctionnaires du gouvernement du Canada (c'est-à-dire le service Inscription des Canadiens à l'étranger et les représentants consulaires canadiens)

*L'utilisation de vos renseignements personnels par le comité d’organisation des Jeux et l'organe directeur des Jeux est soumise aux conditions énoncées dans l'accord applicable entre vous et le comité d’organisation des Jeux.

● nom complet et nom d'usage;

● genre et pronoms;

● taille des vêtements/chaussures;

● adresse personnelle;

● adresse courriel personnelle; et/ou

● numéro de téléphone portable et autres numéros de téléphone;

Pour vous fournir la bonne taille pour les articles de votre ensemble de vêtements d'équipe pour les Jeux.

-Fournisseurs de services du COC (c'est-à-dire le gestionnaire de la base de données d’habillage, le fournisseur de services d'expédition, etc.)

● nom complet et nom d'usage;

● date de naissance;

● genre et pronoms;

● coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence (nom complet, relation, courriel, numéro de téléphone)

● numéro de téléphone portable et autres numéros de téléphone;

● adresse courriel personnelle;

● langue(s) préférée(s);

● grandeur et poids;

● manualité;

● handicap(s);

● couverture provinciale des soins de santé et numéros d'identification;

● restrictions alimentaires; ou

● autres renseignements personnels vous concernant.

Pour assurer votre santé et votre sécurité et celles des autres participants aux Jeux avant, pendant et après les Jeux et pour joindre votre contact d'urgence en cas d'urgence.

-Membres de l'équipe des services de santé du COC;

-Fournisseurs de services du COC (par exemple, les fournisseurs de services de santé);

-Représentants autorisés de votre organisme national de sport (ONS).

-Comité d’organisation des Jeux et ses affiliés*;

-Organe directeur des Jeux et ses affiliés*;

*L'utilisation de vos renseignements personnels par le comité d’organisation des Jeux et l'organe directeur des Jeux est soumise aux conditions énoncées dans l'accord applicable entre vous et le comité d’organisation des Jeux.

● nom complet et nom d'usage;

● date de naissance;

● genre et pronoms

● ville d’attache, ville de résidence et ville natale;

● informations sur vos médias sociaux

● langue(s) préférée(s);

● grandeur et poids;

● détails biographiques, statut civil, une participation antérieure aux Jeux, membres de votre famille, moments marquants de votre carrière, histoires sur votre participation dans le sports et sur votre vie personnelle, intérêts, anecdotes, etc; et/ou.

● autres renseignements personnels vous concernant.

Soutenir la couverture médiatique des Jeux. En particulier, certains renseignements personnels peuvent être publiés sur des sites Web officiels du COC et des médias sociaux et peuvent être transmis à d'autres ressources médiatiques ou organisations médiatiques (par exemple, des journaux, chaînes de télévision, stations de radio et agences de presse) qui peuvent aussi rendre ces renseignements accessibles au public dans leur couverture des Jeux.

-Fournisseurs de services du COC (c'est-à-dire les attachés de presse, etc.);

-Représentants de votre organisme national de sport (ONS).

-Ressources médiatiques ou organisations médiatiques;

● nom complet et nom d'usage;

● date de naissance;

● genre et pronoms

● adresse personnelle;

● numéro de téléphone portable et autres numéros de téléphone;

● adresse courriel personnelle;

● informations sur vos médias sociaux

● langue(s) préférée(s);

● renseignements relatifs au passeport (numéro de passeport, image du passeport, autorité de délivrance, pays, lieu de naissance, date de délivrance, date d'expiration) et autres numéros d'identification personnelle;

● visa et autres informations de voyage;

● manualité;

● handicap(s);

● photo d'accréditation;

● détails biographiques, une participation antérieure aux Jeux, des intérêts, des histoires, etc.

● autres renseignements personnels vous concernant.

Pour soutenir des initiatives d’éthique et de gouvernance dans le sport (c'est-à-dire pour assurer une compétition équitable - y compris à des fins de lutte contre le dopage et de prévention de la manipulation des compétitions - un environnement sportif sécuritaire et d'autres activités de gouvernance).

Partenaires sportifs du COC qui utilisent vos renseignements personnels pour soutenir des initiatives d’éthique et de gouvernance dans le sport dans le cadre de leur mandat respectif tels que:

-Comité d’organisation des Jeux et ses affiliés**;

-Organe directeur des Jeux et ses affiliés**;

-l’Association canadienne des entraîneurs

-le Centre canadien pour l'éthique dans le sport*;

-l’Agence mondiale antidopage;

-l’Agence de contrôles internationale;

-le Centre de règlement des différends sportifs du Canada;

-le Tribunal arbitral du sport;

-des autorités compétentes du gouvernement du Canada (par exemple, Sport Canada)

-des fournisseurs de services du COC (par exemple, les services juridiques, les services d'enquête, les services de règlement des différends, etc.)

-Représentants de votre organisme national de sport (ONS).

*Si vous avez signé le formulaire de consentement du participant au programme canadien de sport sécuritaire, les renseignements personnels que vous fournissez sur le Portail des Jeux du COC peuvent être partagés avec les représentants du Centre canadien de l’éthique dans le sport, conformément aux conditions énoncées dans le formulaire de consentement du participant au programme canadien de sport sécuritaire.

**L'utilisation de vos renseignements personnels par le comité d’organisation des Jeux et l'organe directeur des Jeux est soumise aux conditions énoncées dans l'accord applicable entre vous et le comité d’organisation des Jeux.

● nom complet et nom d'usage;

● date de naissance;

● genre et pronoms

● coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence (nom complet, relation, courriel, numéro de téléphone)

● adresse personnelle;

● numéro de téléphone portable et autres numéros de téléphone;

● ville d’attache, ville de résidence, ville natale;

● adresse courriel personnelle;

● informations sur vos réseaux sociaux;

● langue(s) préférée(s);

● nationalité;

● renseignements relatifs au passeport (numéro de passeport, image du passeport, autorité de délivrance, pays, lieu de naissance, date de délivrance, date d'expiration) et autres numéros d'identification personnelle.

● Visa et autres informations de voyage;

● grandeur et poids;

● manualité;

● handicap(s);

● couverture provinciale en soins de santé;

● numéro Aéroplan;

● préférence pour les sièges d'avion;

● numéro PNCE;

● photo d'accréditation

● restrictions alimentaires;

● détails biographiques, statut civil, une participation antérieure aux Jeux, membres de votre famille, moments marquants de votre carrière, histoires sur votre participation dans le sports et sur votre vie personnelle, intérêts, anecdotes, etc; et/ou.

● taille des vêtements/chaussures; ou

● autres renseignements personnels vous concernant.

-Protéger l'intégrité des compétitions sportives pendant les Jeux et assurer le respect des règles du COC, du comité d’organisation des Jeux, de l'organe directeur des Jeux et de toute autre règle applicable à vous en tant que participant(e) aux Jeux.

-pour se conformer à des obligations légales;

-Fournisseurs de services du COC (par exemple, les services juridiques, les services d'enquête, les services de règlement des litiges, etc.)

-Comité d’organisation des Jeux et ses affiliés*;

-Organe directeur des Jeux et ses affiliés*;

-Représentants de votre organisme national de sport (ONS).

*L'utilisation de vos renseignements personnels par le Comité d’organisation des Jeux et l'organe directeur des Jeux est assujettie aux conditions énoncées dans l'entente applicable entre vous et le Comité d’organisation des Jeux.

● nom complet et nom d'usage;

● date de naissance;

● genre et pronoms

● ville d’attache, ville de résidence, ville natale;

● informations sur vos réseaux sociaux;

● langue(s) préférée(s);

● grandeur et poids;

● détails biographiques, statut civil, une participation antérieure aux Jeux, membres de votre famille, moments marquants de votre carrière, histoires sur votre participation dans le sports et sur votre vie personnelle, intérêts, anecdotes, etc; et/ou.

● Autres informations vous concernant

-à des fins statistiques, d'analyse des données et des tendances, ainsi qu'à des fins historiques, y compris après les Jeux.

-certaines informations fournies peuvent être incluses dans les profils d’athlètes et biographies sur le page web du COC : www.olympic.ca

-Fournisseurs de services du COC qui assistent le COC avec le développement de biographies pour les participants des Jeux;

-Ressources et organisations médiatiques;

Le COC peut aussi autoriser certains représentants de votre organisme national de sport à recueillir, saisir, consulter et/ou fournir au COC certains de vos renseignements personnels afin de s'assurer que les délais sont respectés, que des renseignements exacts et à jour sont fournis, que les renseignements sur le voyage sont complets, que les renseignements requis pour l'inscription et l'accréditation sont recueillis et fournis afin d'assurer votre participation aux Jeux.

Utiliserez-vous mes renseignements personnels à d'autres fins?

Le COC n'utilisera aucun de vos renseignements personnels à d'autres fins que celles mentionnées ci-dessus sans votre consentement préalable. La manière dont nous obtenons votre consentement, qu’il soit exprès ou implicite, dépendra des circonstances et de la sensibilité des renseignements personnels en question. Dans certaines situations, nous pouvons également utiliser et divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, dans la mesure permise ou exigée par la loi.

Où mes renseignements seront-ils stockés?

Vos renseignements personnels peuvent être stockés sur les serveurs du COC au Canada, y compris sur des serveurs situés à l'extérieur de la province du Québec. Vos renseignements personnels peuvent aussi être communiqués à des tiers situés en dehors du Canada pour l'une des raisons décrites ci-dessus.

Vos renseignements personnels peuvent être transférés à l’extérieur de votre province ou de votre pays de résidence afin de remplir la ou les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment pour leur traitement et leur stockage par nos fournisseurs de services. Lorsque vos renseignements personnels se trouvent à l’extérieur de la juridiction où vous résidez, ils sont assujettis aux lois de la juridiction où ils sont situés, lesquelles peuvent différer des lois sur la protection de la vie privée en vigueur dans votre juridiction de résidence. Ces lois peuvent exiger la divulgation de vos renseignements personnels aux autorités de cette juridiction.

Combien de temps conserverez-vous mes renseignements personnels?

Les renseignements personnels que vous partagez avec le COC seront conservés pendant une période qui nous permettra d'atteindre les objectifs décrits dans le tableau ci-dessus et pour une période plus longue lorsque permis ou requis par la loi.

Qui puis-je contacter si je souhaite accéder à mes renseignements personnels?

Vous pouvez vous connecter au Portail des Jeux du COC pour consulter les renseignements personnels que nous recueillis et effectuer des corrections directement, à tout moment.
Vous pouvez également présenter une demande écrite pour accéder à vos renseignements personnels ou pour les faire corriger si nous les avons recueillies, utilisés ou communiqués. Nous vous fournirons ces renseignements personnels dans la mesure exigée par les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si vous démontrez que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, nous les rectifierons comme il se doit.
VEUILLEZ NOTER que des renseignements exacts sont essentiels pour garantir votre participation aux Jeux. Vous êtes responsables de fournir au COC des informations personnelles complètes, exactes et à jour. Bien que le COC fasse des efforts raisonnables pour prendre en compte des demandes de correction des informations personnelles qui sont inexactes our incomplètes, des contraintes de temps peuvent ne pas le permettre ou même empêcher votre participation aux Jeux.
Les questions relatives au recueil, à l'utilisation et au partage de vos renseignements personnels ou aux pratiques de gestion des renseignements personnels du COC peuvent être adressées au responsable de la protection de la vie privée du COC à l'adresse suivante : privacy@olympique.ca.

Puis-je retirer mon consentement au recueil, à l'utilisation et au partage de renseignements personnels tels que décrits ici?

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au recueil, à l'utilisation et au partage de vos renseignements personnels par le COC. Après notification du retrait de votre consentement, sous réserve de toute autre obligation légale, le COC s’efforcera de cesser d'utiliser les renseignements personnels que vous lui avez communiqués, demandera au tiers qui ont reçu les renseignements personnels de cesser d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels et s’efforcera de détruire tous les dossiers relatifs à vos renseignements personnels qu'il pourrait avoir en sa possession.

Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut avoir un effet négatif sur votre participation aux Jeux.

Pour signifier votre retrait de consentement à la collecte, à l’utilisation et au partage de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le chef de la protection de la vie privée du COC à l’adresse suivante : privacy@olympic.ca

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